Een toelichting waarom de rechtbank deze beslissing heeft genomen.
Artikel 792 Ger.W. voorziet niet in een geldige neerlegging per e-mail van conclusies en stukken.
De rechtbank heeft dit tot op heden wel aanvaard, als uitzondering in België, vanuit dienstverlenend standpunt, maar we kunnen dit niet volhouden omwille van volgende redenen:
- Verhoogde werklast voor de griffie : we stellen vast dat er hoe langer hoe meer conclusies en stukkenbundels per mail worden neergelegd, en dat deze vaak dubbel worden neergelegd : zowel fysiek als per mail. Dit overbelast onze griffies, omdat men meer en meer moet printen, om vervolgens in te scannen. Hierbij moeten de griffiemedewerkers ook telkens dubbel checken of de fysiek neergelegde conclusies/stukken dezelfde zijn als diegenen die per mail werden neergelegd, en dus louter een kopie zijn dan wel een nieuwe conclusie/stukkenbundel.
- Personele beperkingen : in 2026 krijgen wij geen enkele nieuwe griffiebediende ter vervanging van de pensioneringen en mensen die weg gaan. Vorig jaar werd maar één vacatureplan uitgeschreven. Ons kader is sowieso al ontoereikend. Een ondergrens is helaas bereikt, dus we moeten keuzes maken en taken schrappen.
- Financiële beperkingen : de helft (!) van ons zeer beperkt werkingsbudget gaat naar papier. Hierbij helpt het uiteraard niet dat in strafzaken het papieren dossier nog het authentiek dossier is, maar het helpt al zeker niet dat we in hoe langer hoe meer strafzaken de conclusies en stukken gaan afdrukken in plaats van de advocaten.
- Veiligheid : we stellen vast dat conclusies langer en langer worden, waardoor advocaten ze niet meer gemaild krijgen, maar een link naar de conclusies mailen. Hetzelfde gebeurt met stukken. Uit veiligheidsoverwegingen mogen wij dergelijke linken niet openen op onze computers van justitie.
- Keuzes maken : we hebben in de afdeling Antwerpen de uitdrukkelijke keuze gemaakt om alle strafdossiers in te scannen, zodat advocaten -maar ook rechters en eigen personeel- alle strafdossiers thuis digitaal kunnen inzien, en niet alleen bepaalde codes strafdossiers zoals in andere arrondissementen. Dit vergt extra capaciteit, maar loont, want we zijn op die manier van gemiddeld 2000 fysieke inzages per maand gegaan naar bijna geen fysieke inzages meer. Gelet op de verhoogde werklast en het dalend personeelsbestand moeten we echter keuzes maken, en hebben we ervoor gekozen om alle dossiers te blijven scannen, eerder dan alle conclusies en stukken te blijven afdrukken en inscannen. Deze keuze ligt in lijn van een toekomst waarin alles wel degelijk gedigitaliseerd zal zijn en bereidt ons er dus beter op voor. Een andere keuze zou betekenen dat advocaten in de meeste dossiers terug fysiek naar de rechtbank moeten komen voor inzage en ook ons eigen personeel de facto niet meer kan thuiswerken zonder koffers vol papieren dossiers.